形式发票（PI）怎么写：一张合格的 PI 有哪些字段

一、客户说「请发 PI」，他要的不是发票

外贸沟通里出现频率最高的一句话：「Please send me your PI。」PI 全称 Proforma Invoice，中文叫形式发票——名字里带「发票」，实际是一份报价确认书，或者说简式合同：客户拿它去申请付款、办进口审批，你拿它确认订单细节。它不进你的账，也不用于清关报税，那些是成交后商业发票（CI）的事。

二、一张 PI 的字段清单

字段	怎么填	常见错误
编号与日期	PI-2026-0001 前缀加流水号，日期写发出当天	编号跳号或重复，客户财务对不上账
有效期	写明确天数；原材料或运价波动大时写 7~15 天	不写有效期，半年后客户还按旧价下单
买卖双方	公司名、地址、联系方式，买方照客户邮件签名	只写邮箱没有公司名，客户付款审批被打回
币种与贸易术语	币种写 USD/EUR；术语带港口，如 FOB Shanghai	只写 FOB 不带港口，运费责任扯皮
付款方式	如 T/T 30% deposit，70% against copy of B/L	只写 T/T 不写比例和时点，尾款成纠纷
行项目	品名、规格、数量、单位、单价、金额逐行列	品名写工厂内部型号，客户报关对不上
合计与大写金额	小计加运费保险得总计；大写用 SAY US DOLLARS … ONLY	大小写不一致，信用证下直接成不符点

三、手填一个例子

三行货：LED Street Light 60W，200 pcs × 18.50 = 3,700.00；LED Flood Light 100W，150 pcs × 24.80 = 3,720.00；Solar Panel 100W，80 pcs × 12.00 = 960.00。合计 8,380.00 美元，单据底部大写金额写 SAY US DOLLARS EIGHT THOUSAND THREE HUNDRED EIGHTY ONLY——美式读法不加 and，21 以上复合数用连字符，没有分位就不写 CENTS。付款条款 T/T 30% deposit，即预付 2,514.00 美元，其余 70% 凭提单副本付清。

四、有效期与付款条款是 PI 的两根钉子

PI 一旦被客户确认，价格、数量、交期就按它执行。有效期给短了客户来不及走审批，给长了运价汇率波动都算你头上；付款条款含糊，尾款时点就是纠纷起点。这两栏值得花一分钟斟酌，比把版式做得漂亮有用得多。

五、直接算

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→ 商业发票模板：成交后把 PI 换成 CI 用于清关结算