合同管理台账
合同台账登记：合同编号名称、相对方、金额、签订与到期日期、经办人与履约状态逐份登记，到期前翻台账防漏续签，打印 A4 台账随合同正本归档。
填写记录按制式台账逐栏填写，一次记一条
记录日历切换月份查看各月填写情况
已填记录误录可删除，翻月查看历史
合同管理台账怎么填写（共 7 步）
- 填签订日期
- 编合同编号（一合同一编号，保持唯一）
- 填合同名称与相对方（写全称）
- 填合同金额（写清含税与口径）
- 填到期日期（无固定期写「长期」）
- 填经办人并选履约状态
- 点「记一笔」；月底打印台账，登记人与部门负责人签字，随合同正本归档
逐栏填写说明
| 填写项 | 怎么填、注意什么 |
|---|---|
| 签订日期 | 合同实际签订当天；倒签、漏签日期都会让台账与正本对不上 |
| 合同编号 | 自编号保持唯一且不重复使用，如 HT-2026-018；作废合同的编号不再启用，续签合同用新编号另记一行 |
| 合同名称 | 与合同正本封面一致的名称，如「办公楼租赁合同」；别用「王总那单」这类口头叫法 |
| 合同相对方 | 写营业执照全称，不写简称——发生纠纷时主体才对得上；查合同先查主体 |
| 合同金额 | 写清口径：含税与否、总价还是年度额；框架合同写估算年度额并在备注注明结算方式 |
| 到期日期 | <strong>务必填写</strong>：续签提醒、收付款节点全靠这一栏；无固定期限写「长期」；租金类合同与缴费周期对齐 |
| 经办人 | 本公司跟进该合同的员工；人离职时按经办人检索交接，防止合同「跟着人走丢」 |
| 履约状态 | 四选一：履行中、已履行完毕、已终止、有争议；状态是月底汇总的口径，变化当月更新 |
| 备注 | 付款节点（如「验收后收尾款 30%」）、押金、质保期、争议处理进展等关键信息 |
填写频次与保存
签一份登一份（签订当天）；状态变化（完毕/终止/争议）当月更新；到期前 30 天翻一次台账，当月到期合同逐条确认续签或终止；月底打印签字归档。
检查时主要看什么
- 到期日期有无空缺（空缺 = 续签提醒失灵）
- 编号是否唯一、有无一合同多行重复登记
- 金额与合同正本、发票口径是否一致
常见错误（会被检查指出的写法）
- 只登金额不登到期日期，丢掉台账最大价值
- 相对方写简称，纠纷时对不上主体
- 履行完毕不更新状态，台账变死账
合同台账要记什么
合同台账是公司全部合同的「总索引」，一条记录要能回答五个问题：哪份合同、跟谁签的、多少钱、什么时候到期、现在什么状态。合同正本管条款细节，台账管全局——老板和经办人打开台账，就应该能看清「手里有多少份活合同、哪些快到期、哪些有争议」。
小公司最常见的两个坑：一是合同散落在经办人抽屉和邮箱里，人一离职合同就「消失」；二是到期没人记得——场地租赁忘了谈续租被坐地起价、年度合同到期后无合同空转、质保期过了才发现问题没人管。台账里「到期日期」这一栏，就是防这两个坑的。
谁来登记、登记错了谁担责
谁经办谁登记，一人一合同一登记，行政或财务做汇总核对——台账本身是管理工具，登记错误的后果取决于错误造成的损失：漏登导致到期没人续签、错登导致对错主体，相关经办人按公司制度承担责任。降低风险的做法是三道关：登记当天核对合同正本、每月部门负责人签核一次打印件、编号保持唯一（一合同一编号，作废编号不重复使用）。
到期与节点管理
| 节点 | 建议动作 |
|---|---|
| 到期前 60 天 | 租赁类合同提前谈续租条件，避免被动接受涨租 |
| 到期前 30 天 | 翻一次台账，所有当月到期合同逐条确认：续签、终止还是切换供应商 |
| 到期日 | 更新履约状态；续签的新合同另行登记（新编号），不要在旧行上改日期 |
| 付款/验收节点 | 写进备注（如「验收后收尾款 30%」），与发票、收付款记录对应 |
与合同管理系统的分工
合同管理系统（电子签章、审批流平台）解决的是「怎么签」——审批、签署、存证；合同台账解决的是「签完之后」——登记备查、到期提醒、履约跟踪。小微企业的合同量（一年十几到几十份）大多用不到专业系统，用台账把「签了什么、什么时候到期」管清楚就够；已经上了系统的公司，台账也可作为全公司口径的汇总视图（系统里的项目合同 + 线下零星合同都在一张表里看全）。
依据与适用范围
本表按企业合同管理的通行做法编制，适用于采购、销售、租赁、服务外包、劳务等各类合同的登记与跟踪。合同本身的效力以《民法典》合同编为准，重大合同建议由专业人士审核条款；本表不替代合同正本，正本务必按公司制度妥善保管。
打印范本A4 版式，签字后即可归档
常见问题
合同台账要记哪些内容？
核心八项：签订日期、合同编号、合同名称、合同相对方、合同金额、到期日期、经办人、履约状态。这八项让每份合同「跟谁、多少钱、什么时候到期、现在什么状态」一目了然，是续签提醒与纠纷举证的基础。
合同台账应该由谁来登记？
<strong>谁经办谁登记</strong>：业务经办人对自己的合同当天登记，行政或财务做汇总核对，一人一合同一登记。集中给行政「代登」的模式容易漏——经办人不登记，行政不知道有新合同；两头脱节是台账失效的主因。
合同台账怎么做才能管用？
三个动作：①<strong>编号唯一</strong>——一合同一编号，作废不重复使用；②<strong>到期日期必填</strong>——每月翻一次台账把当月到期合同过一遍；③<strong>状态当月更新</strong>——履行完、终止、有争议都及时改状态。做到这三条，台账就不是死表。
合同登记错误由谁担责？
台账是管理工具，登记错误的后果取决于造成的损失：漏登导致到期没续签、错登导致对错主体，相关经办人按公司制度承担责任。降低风险的三道关：登记当天核对合同正本、每月打印台账由部门负责人签核、发现错误当场更正并留痕（备注写明）。
到期日期为什么要必填？
台账最大的价值不是「存合同清单」，而是<strong>到期与节点提醒</strong>：租赁到期前谈续租、年度合同到期防止无合同空转、质保期到期前检查遗留问题。没有到期日期的台账只剩一半功能；无固定期限合同写「长期」，固定期限必须写具体日期。
合同编号怎么编？
建议「类别前缀 + 年份 + 流水」：采购 HT-2026-001、销售 XS-2026-001，或全公司统一流水。原则有三：唯一（一合同一编号）、不回收（作废编号不再启用）、可续（续签合同用新编号另记一行，备注关联旧编号）。
和合同管理系统什么关系？
合同管理系统（电子签章、审批流）管「<strong>怎么签</strong>」——审批、签署、存证；合同台账管「<strong>签完之后</strong>」——登记备查、到期提醒、履约跟踪。小微企业合同量用不到专业系统，一张台账足够；上了系统的公司也可用台账汇总全口径（线上合同 + 线下零星合同一张表看全）。
合同台账要保存多久？
建议与合同保存期一致：<strong>台账逐月打印装订，至少保存至合同终止后 3 年以上</strong>（涉及诉讼时效与账务凭证），重大合同对应的记录永久保存。电子台账可随时导出备份，防止设备更换丢数据。
履约状态什么时候更新？
状态变化当月更新：验收完成改「已履行完毕」、协商解除改「已终止」、出现质量或付款争议改「有争议」并在备注写进展。月底汇总时，有争议与临期合同是要重点看的部分；状态从不更新的台账等于没登记。
这张表免费吗？
免费、无需注册。记录只存在你当前设备的浏览器里，不上传服务器；合同量大的话，建议每台经办人电脑各自登记、行政汇总打印总台账。